El Proceso de Apostilla en California: Cronología y Pasos

¿Qué Es una Apostilla?

Una apostilla es un certificado emitido por una autoridad gubernamental designada (en California, el Secretario de Estado) que autentica un documento para uso en otro país. Fue establecida por la Convención de La Haya de 1961 y es reconocida por más de 120 países miembros. Piense en ella como una notarización internacional: confirma que la firma y el sello en su documento son legítimos. Sin una apostilla, muchos países no aceptarán documentos estadounidenses como válidos, incluso si ya han sido notarizados. Si se está mudando al extranjero, realizando negocios en el extranjero, casándose en otro país o inscribiéndose en una universidad extranjera, probablemente necesitará una apostilla en uno o más documentos.

¿Qué Documentos Califican para una Apostilla?

En California, el Secretario de Estado puede apostillar documentos que se originan o se procesan dentro del estado. Esto incluye documentos notarizados donde el notario tiene una comisión de California, copias certificadas de registros vitales (certificados de nacimiento, defunción y matrimonio) emitidos por un condado de California, y documentos que llevan la firma de un funcionario estatal o del condado de California. Los documentos federales, como verificaciones de antecedentes del FBI o documentos notarizados por un empleado federal, deben ser apostillados por el Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D.C., no por el Secretario de Estado de California. Este es un punto común de confusión que ayudo a los clientes a navegar regularmente.

• ●Documentos notarizados por un notario público comisionado en California
• ●Copias certificadas de certificados de nacimiento, defunción y matrimonio de California
• ●Documentos judiciales certificados por un secretario judicial de California
• ●Documentos firmados por funcionarios estatales o del condado de California

Paso a Paso: Obtener una Apostilla en California

El proceso es sencillo pero requiere atención al detalle. Omitir un paso o enviar el tipo incorrecto de documento es la razón más común de demoras y rechazos. Aquí está el proceso por el que guío a mis clientes cuando necesitan una apostilla.

Cronología: ¿Cuánto Tiempo Toma?

Los tiempos de procesamiento varían dependiendo de cómo envíe y el volumen actual en la oficina del Secretario de Estado. El procesamiento estándar por correo toma aproximadamente de 5 a 10 días hábiles desde la fecha en que se reciben sus documentos, no desde la fecha en que los envía por correo. El procesamiento en persona en la oficina de Sacramento o Los Ángeles es típicamente el mismo día o el siguiente día, pero debe verificar los tiempos de espera actuales ya que pueden fluctuar. Durante períodos pico, particularmente en primavera y verano cuando la gente está planeando mudanzas internacionales y bodas, los tiempos de procesamiento pueden extenderse más allá de la ventana estándar. Si su situación es urgente, el procesamiento sin cita previa es la apuesta más segura, incluso si requiere un viaje a Sacramento o Los Ángeles.

Costos de Apostilla en California

El Secretario de Estado de California cobra $20 por certificado de apostilla. Esta es una tarifa fija independientemente del tipo de documento. Además de eso, deberá considerar el costo de notarización si su documento lo requiere ($15 por firma en California) y cualquier costo de envío o mensajería. Si usa un servicio de notario móvil como el mío para el paso de notarización, agregue también la tarifa de viaje. Entonces, el costo total para un solo documento podría desglosarse de la siguiente manera: tarifa de notarización de $15 más tarifa de viaje de $35 más tarifa de apostilla de $20 más $10 por envío, totalizando aproximadamente $80. Para múltiples documentos, las tarifas de notarización y apostilla se multiplican pero la tarifa de viaje permanece igual, lo que hace más económico agrupar sus documentos.

Errores Comunes Que Causan Demoras

He visto a clientes encontrarse con los mismos problemas repetidamente, y la mayoría de ellos son evitables con un poco de preparación. El problema más frecuente es enviar un documento que no fue notarizado por un notario de California con comisión vigente; si la comisión del notario ha expirado o es de otro estado, la solicitud de apostilla será rechazada. Otro error común es enviar una fotocopia de un registro vital en lugar de una copia certificada. Algunos clientes también olvidan incluir la tarifa de procesamiento o el sobre de devolución, lo que agrega días a un proceso ya sensible al tiempo. Finalmente, los documentos dirigidos a países que no son parte de la Convención de La Haya requieren un proceso de autenticación diferente llamado certificado de autenticación, que involucra un paso adicional a través del Departamento de Estado de EE. UU.

• ●Enviar un documento notarizado por un notario no de California o con comisión expirada
• ●Enviar una fotocopia en lugar de una copia certificada de un registro vital
• ●Olvidar la tarifa de procesamiento de $20 o el sobre prepagado de devolución
• ●Confundir documentos federales (que van al Departamento de Estado de EE. UU.) con documentos estatales
• ●No verificar si el país de destino es miembro de la Convención de La Haya