Notarización de Documentos en un Hospital: Lo Que Necesita Saber

Cuándo Se Necesita la Notarización en el Hospital

La notarización en el hospital se vuelve necesaria cuando alguien que está admitido en una instalación médica necesita urgentemente documentos firmados y notarizados pero no puede viajar a la oficina de un notario. Las situaciones más comunes que encuentro involucran poderes notariales de atención médica, directivas anticipadas de atención médica, poderes notariales financieros duraderos y ocasionalmente testamentos o enmiendas de fideicomiso. Estas situaciones a menudo surgen repentinamente: un miembro de la familia tiene una cirugía inesperada, una crisis médica desencadena la necesidad de que alguien tome decisiones financieras o de atención médica, o un cierre de bienes raíces próximo no puede posponerse. En el Área de la Bahía, visito regularmente hospitales incluyendo el Centro Médico UCSF, instalaciones de Kaiser, Stanford Health Care y hospitales comunitarios en San Francisco, Oakland y San José.

Capacidad del Firmante: El Requisito Más Crítico

El factor más importante en cualquier notarización en el hospital es si el firmante tiene la capacidad mental para entender lo que está firmando. Según la ley de California, debo evaluar la conciencia y voluntad del firmante en el momento de la notarización. El firmante debe poder comunicarse conmigo, entender la naturaleza y el propósito del documento y demostrar que está firmando por su propia voluntad y no bajo coacción. Si el firmante está muy sedado, inconsciente o de otra manera incapaz de comunicarse, no puedo proceder con la notarización, sin importar cuán urgente se sienta la situación. Esta no es una decisión que tome a la ligera, y entiendo cuán frustrante puede ser para las familias, pero es un requisito legal y ético que protege al firmante.

Cómo Organizar una Visita de Notario al Hospital

Organizar que un notario móvil visite un hospital es más simple de lo que la mayoría de las familias esperan. Comience llamando a un notario móvil que ofrezca explícitamente visitas al hospital; no todos lo hacen, porque los entornos hospitalarios requieren paciencia, flexibilidad y la disposición de trabajar alrededor de los horarios médicos. Cuando me contacta, haré algunas preguntas clave: qué hospital y número de habitación, el nombre del paciente y cualquier otro firmante, qué documento necesita ser notarizado y si el paciente está alerta y puede comunicarse. También preguntaré sobre el horario de visitas y cualquier restricción que el hospital pueda tener, especialmente en unidades de cuidados intensivos donde el acceso puede estar limitado. A partir de ahí, establecemos un horario que funcione con el programa médico del paciente, idealmente cuando esté más alerta, lo cual para muchos pacientes es a media mañana.

• ●Llame al notario móvil y explique la situación
• ●Confirme que el paciente está alerta y puede comunicarse
• ●Proporcione el nombre del hospital, número de habitación y cualquier instrucción de acceso
• ●Especifique qué documentos necesitan notarización
• ●Coordine el momento con el personal de enfermería si es posible
• ●Asegúrese de que haya identificación con foto válida disponible para el firmante

Qué Esperar Durante la Visita

Cuando llego al hospital, me registro en la recepción o estación de enfermería según lo requiera la instalación. Algunos hospitales requieren que los visitantes se registren o usen insignias de identificación. Traigo todos mis suministros de notario (registro, sello, bolígrafos) para que el proceso pueda ocurrir directamente junto a la cama. La cita en sí generalmente toma de 15 a 30 minutos, dependiendo de cuántos documentos estén involucrados y cómo se sienta el paciente. Me presentaré al paciente, verificaré su identidad con una identificación con foto válida, confirmaré que entienden el documento y están firmando voluntariamente, y luego procederé con la notarización. Mantengo una actitud calmada y sin prisa porque lo último que una persona hospitalizada necesita es sentirse apurada. Si el paciente necesita un descanso, tomamos un descanso. Si una enfermera necesita atenderlo a mitad de la cita, hacemos una pausa y reanudamos cuando sea apropiado.

Consejos para Familias que Se Preparan para la Notarización en el Hospital

Hay varias cosas que los miembros de la familia pueden hacer con anticipación para que el proceso sea lo más fluido posible. Primero y ante todo, tenga los documentos preparados, impresos y listos antes de que llegue el notario. Los documentos redactados por un abogado son ideales para poderes notariales y directivas de atención médica; puede encontrar formularios estatutarios de California en línea, pero para cualquier cosa compleja, consulte primero con un abogado. Segundo, asegúrese de que la identificación con foto válida del firmante esté en el hospital. Si no trajeron una licencia de conducir o pasaporte, haga que alguien la recupere de casa. Tercero, hable con el paciente con anticipación sobre lo que el notario necesitará de ellos para que no se sorprendan. Cuarto, consulte con el personal de enfermería sobre el mejor momento para la visita; justo después de administrar medicamentos para el dolor, por ejemplo, puede no ser la ventana ideal si el medicamento causa somnolencia.

Documentos Comunes Notarizados en Hospitales

Los documentos que más frecuentemente notarizo en hospitales tienden a ser impulsados por la urgencia. Las directivas anticipadas de atención médica encabezan la lista: estas permiten al paciente designar a alguien para tomar decisiones médicas si no pueden hacerlo ellos mismos. El poder notarial duradero para finanzas es otro común, dando a una persona de confianza la capacidad de administrar cuentas, cuentas bancarias y obligaciones financieras mientras el paciente está incapacitado. También veo testamentos y enmiendas de fideicomisos, aunque en California un testamento no requiere legalmente notarización (sí requiere dos testigos). Algunas familias solicitan una declaración jurada autovalidante para acompañar el testamento, que sí requiere notarización y puede simplificar el proceso de sucesión más adelante. Ocasionalmente manejo documentos de bienes raíces en hospitales cuando una fecha límite de cierre no puede moverse y un firmante está admitido.

• ●Directivas anticipadas de atención médica
• ●Poder notarial duradero para finanzas
• ●Poder notarial duradero para atención médica
• ●Declaraciones juradas autovalidantes para testamentos
• ●Enmiendas y reformulaciones de fideicomisos
• ●Documentos de bienes raíces con fechas límite inamovibles

Costos y Programación

Las citas de notarización en el hospital típicamente cuestan más que una visita de notario móvil estándar debido al tiempo adicional involucrado: navegar el hospital, registrarse, trabajar alrededor de los horarios del personal médico y la imprevisibilidad general del entorno. En el Área de la Bahía, espere pagar los $15 estándar por firma más una tarifa de viaje de $40 a $75 y potencialmente un recargo fuera de horario si la visita ocurre por las noches o fines de semana. La mayoría de las visitas de notario al hospital que manejo caen en el rango de $75 a $150 dependiendo del número de firmas y el momento. Hago mi mejor esfuerzo para acomodar solicitudes el mismo día y al día siguiente para visitas al hospital porque entiendo que estas situaciones raramente permiten planificación anticipada. Si está enfrentando esta situación, llame lo antes posible, incluso si no está seguro de que necesitará al notario, una conversación rápida puede ayudarlo a prepararse.